COMO MANTENER RESUELTOS LOS PROBLEMAS

COMO MANTENER RESUELTOS LOS PROBLEMAS

Pocos problemas una vez resueltos, permanecen así; las condiciones cambiantes tienden a dejar sin solución a problemas que ya la tenían. La degradación de las soluciones rara vez es tan evidente o súbita, pero es común; luego, aquel que soluciona los problemas de manera sagaz constantemente observa las soluciones de problemas anteriores para estar seguro de que estas cumplen sus expectativas. Si no fuera así, busca el porqué y las modifica.

Los problemas que se logra mantener resueltos, a menudo crean nuevos problemas. Como los problemas no permanecen resueltos y sus soluciones serán nuevos problemas, cualquier sistema para resolverlos requiere algo más que habilidad para resolver problemas. El sistema de resolver problemas de las grandes organizaciones puede comprometer varios grupos diferentes, cada uno responsable de una función responsable de una función diferente.

Saber que se tiene un problema o conocer la naturaleza del mismo, requiere información acerca del problema objeto y su ambiente; por lo tanto, es necesaria la observación de este objeto.

Para ello se necesita una representación esquemática del sistema de resolver problemas donde los datos y la información son conceptos relativos.

Tomar una decisión es seleccionar una solución como naturalmente este proceso de selección todavía hay más cosas que decir, podría decirse también que el resultado del proceso de la toma de decisiones también es una serie de símbolos o bien una instrucción, que se transmite al problema objeto, el que puede ser el mismo instructor. Una vez que se ha emitido la solución pertinente se requiere vigilar y controlar la solución. Toda decisión tiene uno o dos propósitos:

Hacer que suceda algo que de otro modo no pasaría

Evitar que suceda algo que si sucedería.

Para controlar una solución, estos efectos esperados y los tiempos de realización deben quedar explícitos. Además, deben quedar también explicitas las suposiciones en las que se basan dichas esperanzas y los procesos de decisión que se utilizan para obtenerlos. Juntos forman el registro de decisiones que debe almacenarse en una memoria inactiva. Dicho de otra manera podremos decir que los humanos más bien tienen una memoria activa, la memoria borra los errores y así evita que pueda aprenderse de dichos errores. Ya que aprender es un objetivo importante del subsistema del control de soluciones, se requiere una memoria inactiva para el almacenaje del registro de decisiones.

El registro de decisiones se debe usar para informar al subsistema de información que se necesita para supervisar la decisión. Se deben revisar periódicamente las decisiones para ver si todavía se mantienen validas, se deben observar también los efectos actuales de la solución y reunirlos con el registro de decisiones. Las condiciones actuales y las supuestas y los efectos actuales y esperados se deben comparar.

Cuando las condiciones supuestas y las reales o los efectos esperados o reales están de acuerdo no hay nada que hacer. Todo lo que hay que observar serán las desviaciones de las condiciones reales a las supuestas y de los efectos reales a los esperados. Esta desviaciones indican que algo esta mal; para determinar lo que se ha hecho y lo que se debería hacer se requiere el diagnostico. Solamente existen cuatro tipos:

La información que se uso para tomar la decisión estaba equivocada.

El proceso de la toma de decisiones puede haber estado defectuoso

Puede que la decisión hay sido atinada pero no se puso en práctica como se pretendía.

El ambiente cambio de manera imprecisa

La función prescriptiva del diagnostico asegura tanto el aprendizaje como la adaptación, en la práctica se ha demostrado que así sucede.

En un sistema para tomar decisiones que se puede aprender y adaptarse fácilmente se deberá tomar poco tiempo y esfuerzo para tratar de optimizar decisiones iníciales para esto se necesita un sistema de anticipación y un sistema de identificación de problemas, donde normalmente el termino síntoma se usa como un indicador para a la amenaza de una organización o bien, también puede ser indicador de una oportunidad. Las variables que se utilizan como síntomas son variables de comportamiento o funcionamiento de los organismos. Estas variables se pueden utilizar también como presíntomas o presagios. Indicadores de futuros problemas

Un pre síntomas es un comportamiento normal y no aleatorio, entre otras cosas de una tendencia o un ciclo. Un sistema completo para resolver problemas obtiene información acerca de un número de indicadores de funcionamiento, algunos de cuyos valores son síntomas. Cuando se hallan los síntomas y pre síntomas, estos se convierten en la entrada del proceso de diagnostico. Una vez que se obtiene el diagnostico se alimenta al proceso de toma de decisiones donde se hace algo con él; se emite una prescripción o instrucción.

Ahora ya se tienen todos los componentes necesarios o los flujos entre ellos para tener un sistema completo para resolver problemas.

Resolver un problema es hallar una serie de valores controlables que en las condiciones ambientales determinadas por los valores de las variables incontrolables y las decisiones pertinentes producen un nivel satisfactorio de funcionamiento. También existen series de problemas más complejos para los cuales no hay modelos disponibles pero si algoritmos, los que se pueden utilizar en un dialogo entre el gerente y la maquina, de manera que se puede utilizar para evaluar cualquier solución propuesta la comparación de soluciones alternas propuestas por un gerente. Los gerentes se han dado cuenta de que resolver un problema crea generalmente otro o unos nuevos que son mas difíciles de resolver que el problema original. Por lo tanto, la influencia de los modelos, algoritmos y computadas en los gerentes no es para reemplazarlos sino para requerir de ellos que se ocupen de problemas más complejos, estratégicos y orientados a la gente.

Se puede decir que un problema se comprende, si se puede modelar adecuadamente y si existe un algoritmo para el mismo. Por lo tanto, los gerentes no son necesarios donde los problemas se comprender totalmente, únicamente los científicos en administración lo son. Por esta razón, un sistema efectivo de información debe filtrar esa información, eliminar lo que no viene al caso y condensar los pertinentes. Existen pocos sistemas formales de información que ejecuten alguna de esas dos funciones. Sin embargo, se pueden automatizar.

Finalmente se debe observar que muchos otros tipos de habilidades, distintos a la que generalmente poseen los gerentes pueden contribuir a tomar decisiones de una manera efectiva. Esto incluye la habilidad de los científicos en la administración, especialistas en sistemas de información, de los estadísticos y los científicos que se ocupan del comportamiento y de la organización.

El diseño y operación de un sistema efectivo de administración puede beneficiarse con la creatividad, el mismo que la solución de problemas.